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本校簽呈、便簽及其附件表單資料之編寫與簽核原則說明如下:

一、內容：請依「簡、淺、明、確」為原則。

二、格式：請使用總務處網頁公告下載之檔案。

1.字體：一律使用「標楷體」。

2.字體大小及行距

(1)簽呈、便簽：字體大小一律以16號字（行距為「固定行高」22pt）為原則，若因內容呈現之特殊需要可酌予縮小，惟不得小於14號字（行距為「固定行高」18pt），且簽呈應避免為濃縮頁數，故意縮小行距或縮小字體。

(2)表單（含電腦報表）或附件資料：以14號字為原則，若因欄位較多需縮小字體者可酌予縮小，惟不得小於12號字。

3.邊界：上、下、左、右以保留2公分為原則，若因紙張較小或欄位較多可酌予縮小邊界，惟不得小於1公分。

三、公文會簽：會簽行政單位以一級單位為原則（如OO處、OO室），如需會簽2個以上之單位，請承辦人員於單位一級主管簽核後，以影本同步會簽各單位後寄回承辦單位再綜整呈報；如不同單位間之會簽有相依性，則請先行溝通討論取得共識後再行會簽。

四、為利公文時效管考，承辦人或單位應主動追蹤案件，並請各單位收發專人確實記錄收發文日期，人員核簽時亦請簽註日期，以確保公文處理符合進度。

五、承辦人或單位如為學生或學生組織（如系學會或社團），請務必經指導老師簽核後再呈送主管。